Ministerului Fondurilor Europene vă prezintă noul sistem MySMIS, prin care potenţialii beneficiari din Romania vor putea solicita banii europeni pentru perioada de programare 2014-2020. Aplicaţia este unică si va arata la fel pentru toate programele operaţionale. Legătura va fi făcută şi fiecare ghid în parte şi indicaţiile de completare vor fi de asemenea personalizate. Conţinutul şi tipul informaţiilor solicitate vor fi diferite.

Veţi putea intra în aplicaţia MySMIS 2014 accesând link-ul de mai jos:

 Sigla.MySMIS

Tutoriale

Primul tutorialul descrie pas-cu-pas procedura de depunere a cererii de finanţare pentru un proiect (fictiv) în Programul Operaţional Asistenţă Tehnică, însă principiile de bază sunt valabile şi pentru liniile de finanţare destinate firmelor sau ONG-urilor, în Programul Operaţional Dezvoltarea Resurselor Umane, Programul Operaţional Competitivitate, Programul Operaţional Regional etc.

De asemenea, în cel de-a doilea clip vom prezenta paşii care trebuie urmaţi în cazul unei asocieri de beneficiari de fonduri UE.

Următorul tutorial prezintă transmiterea cererii de finantare prin sistemul electronic MySMIS 2014-2020.

FAQ

Categorie: MySMIS 2014

Intrebari frecvente de la utilizatori externi, pe tema My SMIS2014

Pentru un S.R.L., furnizor de formare, selectam la Tipul Solicitantului: entitate de drept privat - ONG sau Asociatie?

Raspuns: Ca S.R.L. trebuie sa selectati societate comerciala, nu entitate de drept privat.


Am intampinat probleme la crearea contului, astfel incat la ultima etapa apare mesajul conform caruia numele si prenumele sunt invalide (desi au fost utilizate doar litere a-z). Ce trebuie sa fac?

Raspuns: Numele si prenumele trebuie completate asa cum apar ele in cartea de identitate, folosind prima litera majuscula si celelelate normale. De exemplu: Andrei Ionescu, Ana-Maria Iliescu, Andrei Ionescu-Teodorescu.


Cine are nevoie de certificaat digital pentru a se inregistra?

Raspuns: Are nevoie de certificat digital calificat numai reprezentantul legal (sau împuternicit) al unei persoane juridice care dorește să depună o cerere de finanțare are nevoie de certificat digital calificat. Persoana juridică respectivă se poate înscrie în sistem numai prin folosirea acestuia.
Cei care vor contribui la elaborarea cererii de finanțare și, ulterior, la implementarea proiectului unei persoane juridice (ex. membri în echipa de proiect, consultanți etc.), nu au nevoie de certificat digital, dar vor avea nevoie să primească o validare de la persoana juridică la care se asociază (mai precis de la reprezentantul legal/ împuternicit al acesteia).


Entitatea juridica detine certificat digital pentru persoana imputernicita sa depuna documente contabile, respectiv contabilul. Ca urmare a specificatiilor dumneavoastra, ce fel de imputernicire ii este necesara acestei persoane pentru folosirea sistemulu

Raspuns: În ceea ce privește împuternicirea, aceasta trebuie sa fie emisa unei persoane pentru a reprezenta institutia în relația cu institutiile de gestionare pentru proiectul/ proiectele pentru care se solicită finanțare. Poate sa fie aceeași persoană împutenicită în relatia cu ANAF (deci cea care deține deja certificat digital calificat), sal alta (caz în care trebuie obținut un nou certificat digital calificat, pentru persoana în cauză). 
Din punct de vedere juridic, pot fi folosite atat imputernicirea de la notariat cat si imputernicirea data de reprezentantul legal al firmei, semnata de acesta si stampilata cu stampila firmei. Raspunderea ramâne tot la reprezentantul legal, pentru ca acesta deleaga doar dreptul de a actiona in numele său. Suplimentar, Autoritatile de Management pot cere sau nu formalizarea la notar a împuternicirii sau alte măsuri, iar acest lucru va fi precizat clar in Ghidurile specifice.


Ce se întâmplă în situația în care o persoană juridică dorește să se înscrie în MySMIS, dar nu este înscrisă în Registrul Asociațiilor și Fundațiilor, deci nu are Numîr de Înregistrare, acest câmp fiind obligatoriu de completat?

Raspuns: Câmpul ”Număr de înregistrare” este editabil, așa ca se poate introduce textul ”Nu e cazul”, sau orice alt text în limita numărului de caractere disponibil.


Va rog sa-mi specificati ce inseamna mesajul: Credentialele de identificare sunt eronate?

Raspuns: Ati gresit username-ul si/ sau parola. Username-ul poate fi adresa de email sau cel primit prin email. Parola ati stabilit-o la inscrierea in sistem.
In cazul in care nu vi le amintiti, apasati butonul ”Parola uitata” pentru a primi o noua parola. 


Pot sa folosesc în continuare datele introduse în perioada de testare a sistemului?

Raspuns: Nu, toate informațiile introduse în perioada de testare a MySMIS 2014 au fost șterse. Activitatea desfășurata în perioada de testare era destinata exclusiv testării sistemului și îmbunătățirii lui.


La trecerea dintr-o secţiune în alta a proiectului (ex. de secţiuni: solicitant, atribuite proiect, obiective proiect etc.), aplicația salvează automat informațiile completate?

Raspuns: După completarea informațiilor dintr-o anumită secţiune, solicitantul trebuie să apese butonul salvare de la nivelul secţiunii respective, în caz contrar informațiile nu sunt salvate.


In cadrul etapei Trasmitere proiect - Generare PDF, PDF creat de aplicatie este gol. Ce trebuie sa fac?

Raspuns: Nu ați completat unul sau mai multe câmpuri, in special la zona de solicitant. Reveniți și completați toate câmpurile. 


La completarea campului (pas 4/22): Capacitate solicitant nu se poate face selectie pentru codul CAEN. De ce?

Raspuns: Dacă nu au fost selectate coduri CAEN la definirea de către autoritatea de management a apelului unde aţi creat proiectul, atunci, la completarea cererii de finanţare, în sectiunea “Capacitate solicitant” - câmpul “Alege cod CAEN relevant” nu va aparea nici o lista de coduri CAEN din care să se poată face o alegere.


Cum pot sa modific datele contului creat pe platforma MySMIS (ex. adresa de mail)?

Raspuns: Datele contului (inclusiv adresa de email) se pot schimba din meniul pentru utilizator din dreapta sus a paginii (după ce v-ați logat).


În vederea testării aplicației MySMIS 2014 din perioada 8-18 martie 2016, aş dori să știu daca certificatul digital calificat este semnătura digitală folosită de firme la semnarea bilanțului sau daca este necesară achiziționarea unuia nou?

Raspuns: Pentru testarea aplicației MySMIS din perioada 8-18 martie 2016 semnătura digitală folosită la semnarea bilanțului reprezintă certificatul digital calificat şi poate fi utilizat. Şi după perioada de testare se poate folosi această semnătura digitală cu următoarea precizare: semnătura digitală este pe numele unei persoane. Aceasta trebuie să aibă calitatea de Reprezentant Legal pentru aceea firmă, sau împuternicire din partea Reprezentantului legal de a reprezenta firma pentru proiectul/proiectele pentru care se solicită finanțare.


Exista posibilitatea ca in cadrul aceluiasi departament sa poata fi create conturi pentru 2 persoane cu drept de reprezentare a persoanei juridice?

Raspuns: Se poate crea un singur cont cu drept de reprezentant legal/imputernicit. Acesta va vizualiza toate proiectele si va avea drept de semnatura in cadrul contractarii si implementarii tuturor proiectelor. Dupa crearea entitatii juridice, la aceasta se pot inrola si alti utilizatori, altii decat reprezentantul legal ( a se vedea “Procedura de inrolare”).



Exemplificati in ce categorie de cheltuieli (Capitol al bugetului proiectului) va fi inclus costul aferent procurarii certificatului digital, avand in vedere ca o unitate administrativ-teritoriala urmeaza sa depuna mai multe cereri de finantare.

Raspuns: Avand in vedere necesitatea rambursarii din proiect a cheltuielilor beneficiarului efectuate in scopul obtinerii certificatului digital pentru accesarea MySMIS, aceasta va fi incadrata astfel:

Categoria 11 - cheltuieli cu taxe/abonamente/cotizații/acorduri/ autorizații necesare pentru implementarea proiectului
Subcategoria 32 - cheltuieli cu taxe/abonamente/cotizații/acorduri/ autorizații necesare pentru implementarea proiectului





In sectiunea „Finantari - Asistenta acordata anterior” se completeaza doar proiectele finantate prin programe operationale care detin un astfel de cod sau se completeaza si acele proiecte care sunt finantate prin altfel de programe?

Raspuns: Se completeaza toate proiectele finantate anterior. Daca au cod SMIS din perioada 2007-2013 se completeaza codul. Daca nu au cod, nu se completeaza si se lasa campul liber.



In cadrul etapelor unui proiect (depunere, contractare, implementare, post-implementare) se vor semna si documente in format fizic (hartie) sau doar utilizand semnatura electronica?

Raspuns: Chiar daca unele documente sunt/vor fi semnate in format hartie, atunci cand ele vor fi incarcate in sistem vor trebui obligatoriu semnate electronic de reprezentantul legal/imputernicit.


Va rugam sa precizati daca documentele fizice pot fi semnate atat de catre reprezentantul legal cat si de catre alte persoane (imputerniciti ai reprezentantului legal) care nu detin un certificat de semnatura electronica.

Raspuns: Daca doresc si alte persoane sa semneze, vor putea, insa ultima semnatura trebuie sa fie cea a reprezentatului legal/imputernicitului din sistem (sistemul doar pe aceasta o verifica).



Care este perioada in care trebuie introduse in MYSMIS informatiile aferente campurilor Finantari - asistenta acordata anterior si asistenta solicitata, Date financiare - exercitii financiare?

Raspuns: Sistemul nu are nicio restrictie legata de perioada in care trebuie introduse in MYSMIS informatiile aferente campurilor Finantari - asistenta acordata anterior si asistenta solicitata, Date financiare - exercitii financiare. Pot fi introduse oricate informatii si pe orice perioada de timp. Aceste perioade vor fi mentionate de catre Autoritatile de Management in ghiduri - la lansarea apelurilor si specificate in informatiile de completare.




In situatia in care o persoana juridica a fost inscrisa in aplicatie de catre imputernicitul reprezentantului legal (in MySMIS figurand acum inregistrat certificatul digital al imputernicitului), cum se vor putea semna electronic de catre reprezentatul le

Raspuns: Cererile de finantare se vor semna electronic de catre imputernicitul inscris in sistem. Ghidul ar trebui sa prevada semnarea de catre reprezentantul legal/imputernicit.
Daca reprezentantul legal doreste sa semneze el cererea de finantare, atunci va trebui sa inlocuiasca imputernicitul in sistem, urmand pasii de la instructiunea de modificare reprezentant legal/imputernicit (http://www.fonduri-ue.ro/mysmis, pct.8).
Dupa inlocuirea imputernicitului, sistemul va recunoaste certificatul digital al reprezentantului legal, iar acesta va putea semna electronic toate documentele din sistem.




Referitor la parteneriatul transnational, precizati cum este prevazuta inregistrarea in aplicatia MySMIS (nefiind cetateni romani, nu este permisa crearea unei persoane juridice - nu este acceptat CIF-ul firmei straine).

Raspuns: Sistemul informatic MySMIS2014 permite in acest moment crearea si inregistrarea unei entitati juridice inregistrata pe teritoriul Romaniei, dupa CIF (codul de identificare fiscala) ce constituie codul unic de identificare al unui comerciant din Romania.

Autoritatea de Management responsabila cu publicarea si definirea Ghidului Solicitantului aferenta unui Apel, va pune la dispozitie utilizatorilor sistemului informatic MySMIS2014 informatii relevante despre structura Cererii de Finantare, Acordul de Parteneriat, etc.


Ce reprezinta valoarea totala a unui proiect?

Raspuns: Valoarea totala a unui proiect este formata din:

  • Co-finantare UE
  • Contributie beneficiar
  • Contributie de la bugetul de stat
  • Cheltuieli neeligibile


Ce informatii trebuie completate in campul „Eligibil proiect”?

Raspuns: Valorile referitoare la „Eligibil proiect” se refera la valorile bugetate (previzionate in Contractul de finantare).


Ce informatii trebuie completate in campul „Eligibil beneficiar”?

Raspuns: Valorile referitoare la „Eligibil beneficiar” se refera la valorile bugetate (previzionate in Contractul de finantare).


Ce informatii trebuie completate in campul “Sprijin beneficiar”?

Raspuns: Valoarea referitoare la “Sprijin beneficiar” se refera la suma considerata eligibila dupa finalizarea contractului de finantare.
Contul de trezorerie trebuie sa fie la TREZORERIE nu la alta banca. Trebuie sa identificati doar la care sucursala a Trezoreriei puteti avea acel cont.




Ce informatii trebuie completate in campul “Rambursare Efectiva”?

Raspuns: Valoarea referitoare la “Rambursare Efectiva” se refera la valoarea considerata eligibila la nivel de proiect si realizata atat de beneficiar cat si de partener/parteneri, dupa finalizarea contractului de finantare.


La completarea sectiunii "Buget - activitati si cheltuieli" in campul "nerambursabil", ce se completeaza?

Raspuns: Algoritmul general este următorul:

Valoarea Total Eligibilă = Valoare Nerambursabilă + Valoare Contribuție Proprie
Valoarea Total eligibilă este calculată =>
Valoarea Nerambursabila = Valoare Eligibilă - Valoare Contribuție Proprie

Valoare Contribuție Proprie = Valoare Eligibilă x Procent aferent Contribuției Proprii

Valoarea Nerambursabilă = Valoare Eligibilă - Valoare Eligibilă x Procent aferent Contribuției Proprii = Valoare Eligibilă x (100 – procent Contribuția Proprie)

Specific pentru POCU

Pas 1 :

  • Introducerea datelor în această funcție depinde de:
  • definirea sursei de cofinanțare în secțiunea "Capacitate Solicitant" câmpul Sursă de Cofinanțare, prin selectarea din nomenclatorul aferent
Exemplu: Pentru entități de tip: ONG/ASOCIAŢIE , SRL, SC, se alege : Contribuție privată.
Obs : în GS – Orientări generale disponibil la adresa : http://www.fonduri-ue.ro/images/files/programe/CU/POCU-2014/20.04/ORIENTARI.GENERALE.POCU.pdf , Cap. 4.3. Eligibilitatea cheltuielilor / 4.3.1. Cofinanțarea proprie minimă a beneficiarului la pag 36, în tabelul prezentat pentru AP 4 sunt detaliate procentele aferente Contribuției Proprii.

Pas 2 : Completare date în Secțiunea Buget - activități şi cheltuieli

  • Pentru fiecare cheltuială înregistrată în această secțiune se vor face următoarele precizări:
  • Descrierea cheltuielii: se completează cu titulatura acesteia (definire pe scurt)
  • Justificarea cheltuielii: se face referire la secțiunea din documentul justificativ atașat la secțiunea ”Referință” (pag., capitol etc.)
  • Unitatea de măsură este câmp editabil.
  • Câmpul aferent TVA este implicit 20%, dar este editabil în cazul în care cheltuiala presupune alte valori (ex. salarii – TVA = 0).
  • Calculul cheltuielii eligibile se face automat în funcție de cantitate, preț unitar fără TVA, TVA (dacă este eligibil)
  • Pentru cheltuieli neeligibile, se editează câmpul cu valoarea aferentă, unde /dacă este cazul.
  • Pentru calculul valorii nerambursabile (aferent procentului din tabelul mai sus menționat), se editează câmpul ”Nerambursabil”, care trebuie sa corespundă cerințelor din Ghidul Solicitantului - Orientări Generale Cap. 4.3. Eligibilitatea cheltuielilor / 4.3.1. Cofinanțarea proprie minimă a beneficiarului).
  • Valoarea contribuției proprii este calculată automat în câmpul aferent și evidențiat în sistem ca şi valoare totala /proiect în tabelul centralizator din secțiunea ”Buget - Activități și cheltuieli” (al doilea tabel).
  • Valoarea Nerambursabilă este reflectată.



Precizati daca documentele ce vor fi atasate la cererea de finantare (bilant, statut, plan de afaceri,etc.) vor trebui semnate,utilizand semnatura digitala,pe fiecare pagina sau este suficient sa aiba o singura semnatura pe pagina finala?

Raspuns: Documentele care vor fi atasate la cererea de finantare (bilant, statut, plan de afaceri,etc.) vor trebui semnate,utilizand semnatura digitala dupa ce au fost scanate. Este suficienta o singura semnatura. Pentru semnare vezi urmatorul link http://www.fonduri-ue.ro/mysmis


Cum se poate modifica adresa de e-mail aferenta contului MySMIS2014?

Raspuns: Adresa de e-mail se poate schimba din meniul pentru utilizator din dreapta sus a paginii.


Pentru semnarea cu un certificat digital emis de o alta autoritate de certificare decat cele patru nominalizate, la ce se referă semnarea ”cu certificatul autorității de certificare emitente”?

Raspuns: Daca detineti un certificat digital calificat și valid emis de o alta autoritate de certificare este necesar ca fisierul descarcat la pasul 1 sa fie semnat atat cu certificatul detinut, cat și cu certificatul autoritatii de certificare emitente.

Adica pdf-ul descarcat si semnat de dvs cu certificatul pe care il detineti sa il trimiteti spre semnare electronica si autoritatii de certificare care va emis certificatul digital. Dupa ce aveti pdf-ul cu cele doua semnaturi (al dvs si al autoritatii de certificare), il incarcati in sistem.


Documentele fizice pot fi semnate atat de catre reprezentantul legal cat si de catre alte persoane (imputerniciti ai reprezentantului legal) care nu detin un certificat de semnatura electronica?

Raspuns: Chiar daca unele documente sunt/vor fi semnate in format hartie, atunci cand ele vor fi incarcate in sistem vor trebui obligatoriu semnate electronic de catre reprezentantul legal/imputernicit. Daca doresc si alte persoane sa semneze, vor putea, insa ultima semnatura trebuie sa fie cea a reprezentatului legal/imputernicitului din sistem (sistemul doar pe aceasta o verifica).


In cadrul etapei „Trasmitere proiect - Generare PDF”, Pdf-ul creat de aplicatie este gol.

Raspuns: Nu ati completat unul sau mai multe campuri, in special la zona de solicitant.




Se pot crea mai multe conturi cu aceeasi adresa de e-mail?

Raspuns: Nu se pot crea conturi multiple pe aceeasi adresa de email. S-a tinut cont de faptul ca un cont este asociat unei persoane fizice, nu unei entitati juridice.


In cadrul aceluiasi proiect finantat pot exista doi parteneri care au acelasi reprezentant legal?

Raspuns: Din punct de vedere al sistemului informatic este posibil ca mai multe firme sa aiba acelasi reprezentant legal si sa fie asociate pe un proiect.


Dupa acordarea codului de asociere unei persoane fizice in vederea inrolarii la o entitate juridica, aceasta asociere poate fi suspendata sau intrerupta/blocata?

Raspuns: Trebuie sa faceti diferenta intre codul de asocire, care se genereaza la crearea unei cereri de finantare si se transmite reprezentantului legal al unei entitati juridice care doreste sa se asocieze la acea cerere de finantare (proiect) si codul de inrolare, care se genereaza la crearea unei entitati juridice in sistem, si care se transmite persoanelor fizice care au deja cont in sistem si care doresc sa lucreze in sistem pentru acea entitate juridica.

Asocierea se poate incheia atat prin retragerea entitatii care s-a asociat la proiect, cat si prin revocarea asocierii de catre reprezentantul legal al entitatii care a generat cererea de finantare (proiectul), inrolarea se incheie prin revocarea drepturilor respectivei persoane fizice de catre reprezentantul legal al entitatii juridice la care este inrolata acea persoana.


Dupa realizarea identificarii electronice, a fost creata/definita entitatea juridica. Apoi este descrisa necesitatea descarcarii si semnarii unor declaratii aferente reprezentantului legal/imputernic. De unde se descarca documentele?

Raspuns: Dupa parcurgerea celor 3 pasi se realizeaza Identificarea electronica, nu crearea entitatii juridice. Dupa „Identificarea electronica” se creaza entitatea juridica (vezi manualul de pe site http://www.fonduri-ue.ro/mysmis, pct. 4) si de acolo se descarca documentele necesare.


Completarea datelor generale despre institutie (infiintare, sediu, date financiare etc.) se face numai dupa definirirea titlului aplicatiei si selectarea apelului deschis?

Raspuns: Completarea datelor generale despre entitatea juridica (infiintare, sediu, date financiare etc.) se face numai dupa crearea entitatii si dupa ce aceasta a fost aleasa din meniul de alegerea a entitatii. In meniul din dreapta paginii, de sub numele entitatii juridice, se alege functia Modificare persoana juridica si acolo se introduc datele mentionate. Introducerea acestor date nu are legatura cu crearea unei cereri de finantare sau cu selectia apelului.


Daca reprezentantul legal al unei entitati este si expert contabil autorizat si are semnatura electronica pentru aceasta calitate de expert contabil, o poate utiliza pe aceasta pentru crearea contului de utilizator in MySMIS2014 sau trebuie sa achizitione

Raspuns: Certificatul digital este asociat unei persoane fizice indiferent de functia/calitatea pe care o are vis a vis de o entitate juridica. In concluzie, daca aveti deja un certificat digital cu valoare in justitie atunci il puteti folosi pe acela pentru crearea entitatii juridice in MySMIS2014. Pentru crearea de cont in aplicatie nu este nevoie de semnatura electronica.


Sectiunea "Activitati preconizate" si "Plan de achizitii" presupune introducerea unor date calendaristice, care sunt foarte greu de preconizat. Cum procedez?

Raspuns: O data calendaristica exacta are forma “zi/luna/an”. Sistemul nu solicita o astfel de data dar permite si introducerea de astfel date pentru a se putea face diferenta intre achizitiile/activitatile deja efectuate si cele care se estimeaza a fi realizate in cadrul implementarii proiectului. Subliniem ca luna si anul introduse sunt estimative (pentru datele calendaristice care nu sunt deja cunoscute) iar acestea se vor putea modifica la semnarea contractului de finantare si apoi pe perioada de implementare a proiectului. Adaugam faptul ca, la “Activitati previzionate” pe baza datelor introduse, sistemul calculeaza automat durata activitatilor si, implicit, durata proiectului in numar de luni.


Clarificati in ce sectiune se definesc locatiile ce trebuie selectate in campul "Amplasamentele din cadrul subactivitatii" din cadrul sectiunii "Activitati previzionate".

Raspuns: Amplasamentele se definesc la sectiunea "Resurse materiale implicate" din Cererea de finantare.


Nu pot incarca in aplicatie fisierul pdf semnat electronic de catre posesorul certificatului digital. De ce?

Raspuns: Fisierul atasat nu are semnatura electronica. Pentru a realiza semnarea electronica a documentului generat de sistem, va rugam sa cititi instructiunea accesand link-ul http://www.fonduri-ue.ro/mysmis


Cum se poate crea codul de asociere (parteneriat) cu o unitate de cult in conditiile in care acesta nu detine un certificat pentru semnarea electronica a documentelor?

Raspuns: Codul de asociere la un proiect este creat automat de catre sistem pentru fiecare proiect in parte si se regaseste la zona "Atribute proiect". Nu se poate crea o asociere cu o entitate juridica ce nu a fost creata in sistem. Iar pentru a se crea entitatea juridica este necesar ca reprezentantul legal sa aiba semnatura electronica. Semnarea electronica a documentelor incarcate in sistem se face de catre reprezentantul legal/ imputernicitul liderului proiectului, fapt ce presupune asumarea informatiilor din documentele respective.


Cum se semneaza un document pdf.?

Raspuns: Instructiunile despre cum se semneaza un document pdf. sunt disponibile accesand link-ul http://www.fonduri-ue.ro/mysmis


Observa ca nu exista inca un buton de trimitere proiect. Cand va aparea acest buton si unde?

Raspuns: Trebuie sa aveti calitatea de reprezentant legal/imputernicit in MySMIS2014 pentru a putea avea acces la butonul „Trimitere”.
Aceasta functie este disponibila doar pentru utilizatorii identificati electronic (prin certificat digital) cu rol de reprezentant legal/imputernicit al unei entitati juridice definite in sistem.


Ce certificat digital trebuie sa am eu, persoana fizica, care va trebui sa ma inrolez ulterior la persoana juridica pentru a putea incarca proiectul?

Raspuns: Nu este nevoie de certificat digital ca sa va inrolati la o entitate juridica pentru a putea crea un proiect si pentru a completa informatii in sistem. Insa, pentru a putea transmite acel proiect catre o autoritate responsabila cu un apel, trebuie sa aveti calitatea de reprezentant legal/imputernicit al entitatii juridice respective.

Daca aveti calitatea mentionata (reprezentant legal/imputernicit) atunci trebuie sa aveti un certificat digital calificat (pe persoana fizica) cu care veti semna documente in sistem. De asemenea, cu acel certificat digital veti semna documentele descarcate din sistem prin care atestati ca sunteti reprezentant legal/imputernicit (procedura de Identificare electronica).


Trebuie sa fiu angajat al persoanei juridice la care ma inrolez?

Raspuns: Nu trebuie sa fiti angajat al unei persoane juridice ca sa va inrolati. Insa, pentru inrolare trebuie sa cunoasteti codul de inrolare pentru entitatea juridica la care vreti sa va inrolati. Acest cod (generat in sistem) se poate obtine doar de la reprezentantul legal/imputernicitul acelei entitati juridice. Solicitarea de inrolare este acceptata sau refuzata tot DOAR de reprezentantul legal/imputernicitul entitatii juridice.


In cazul depunerii unui proiect in parteneriat, sunt eligibile costurile directe de personal ale partenerului, in conditiile in care partenerul desfasoara activitati din proiect (monitorizare specii, constientizare/informare etc)?

Raspuns: Ca urmare a solicitații dumneavoastră cu privire la eligibilitatea cheltuielilor efectuate de un partener in cadrul unui proiect finanțat in cadrul Axei prioritare 4.1 „Creșterea gradului de protecție conservare a biodiversității prin măsuri de management adecvate și refacerea ecosistemelor degradate”, pentru activități desfășurate in cadrul proiectului, dorim sa menționam faptul ca acestea sunt eligibile in condițiile menționate in Ghidul Solicitantului, inclusiv cele stipulate in capitolul 3, secțiunea 3.2.10 „ Elaborarea bugetului și categoriile de cheltuieli”.


Ce selecteaza un ONG din nomenclator Registrul Comertului, Registrul Asociatilor si Fundatilor, Registrul de evidenta a populatiei, Registrul Autoritatilor Publice SNCR?

Raspuns: Pentru inregistrarea unei entitati de tip organizatie privata (ONG, sindicat) in sistemul informatic MySMIS, trebuie sa:

- selectati tipul entitatii ca fiind Entitate de drept privat (ONG, Asociatie), sa completati codul fiscal; nu este obligatoriu completarea campului ”Nr înregistrare” avand in vedere ca NU figurati in Registrul asociatiilor si fundatiilor asociat acestuia.

- incarcati in aplicatie declaratia de reprezentant/imputernicit semnata electronic.

Dupa ce o entitate juridica a fost definita in sistem, se revine in pagina initiala si se selecteaza cu ajutotorul butonului "drop down list" entitatea deja creata.

In acest moment s-a realizat asocierea dintre o persoana fizica si o entitate juridica in calitate de reprezentant legal/imputernicit.


Am descarcat formularul de inregistrare si dupa ce am semnat documentul electronic, extensia acestuia este pdf.p7s. Cum il incarc?

Raspuns: Actiunea de semnare electonica, presupune folosirea utilitarului Acrobat Reader (recomandat versiunea Adobe Acrobat Reader DC) , prin accesarea meniului acestuia folosind functia Instrumente (TOOLS)/ utilizare Certificat (CERTIFICATES) / Semnare Digitala (Digitally Sign), pentru aplicarea certificatului digital pe document si salvat in format „.pdf”

Fisierul „incapsulat” (arhivat) cu ajutorul aplicatiei certificatului digital, ce transforma fisierul in format ”.p7s”, NU este acceptat de sistemul informatic, deoarece este un alt tip de fisier, diferit fata de versiunea in format „.pdf”, disponibila la descarcare.

Tutorialul video unde este prezentata procedura de semnare electronica este disponibil la adresa accesand link-ul http://www.fonduri-ue.ro/mysmis#tutoriale 


Cum pot sterge contul creat in MySMIS2014?

Raspuns: Faceti o adresa scrisa, pe care o trimiteti la Ministerul Fondurilor Europene, prin care solicitati stergerea contului din aplicatia MySMIS2014, mentionand numele de utilizator care vi l-a dat sistemul la crearea contului, numele persoanei care a creat contul si dovada ca sunteti posesorul acelui cont (CI sau alt document care sa dovedeasca identitatea).


Am creat un cont de utilizator dar cand vreau sa accesez link-ul primit pentru validare, primesc mesajul „acest cont nu exista in sistem”. De ce?

Raspuns: Daca nu ati activat contul in termen de 30 de minute de la primirea e-mailului, contul creat se sterge din baza de date si trebuie reluati pasii de creare cont.


La "Finantari" de la "Solicitant" se trec doar proiectele implementate de institutie in calitate de beneficiar (leader) sau toate proiectele, inclusiv cele in care a avut calitatea de partener?

Raspuns: Se introduc doar proiectele la care entitatea a fost lider. Fiecare entitate juridica isi introduce proiectele proprii.


In afara semnaturii digitale care se va aplica pe documentele in format „pdf”, vor trebui sa prezinte si semnatura de mana a reprezentantului legal?

Raspuns: Daca, prin specificatiile din Ghidul beneficiarului, va sunt solicitate semnaturile asa cum ati mentionat, atunci transformarea documentelor in pdf si semnarea electronica se face ulterior semnarii olografe si stampilarii respectivelor documente in format hartie.

Din punct de vedere legal, semnatura digitala calificata aplicata pe documente tip pdf are aceeasi valoare in justitie ca si semnatura olografa.




Documentele precum Bilantul, Certificatul constatator vor trebui sa fie scanate cu mentiunea ”conform cu originalul” insotite de semnatura clasica a reprezentantului legal pe fiecare pagina?

Raspuns: Daca, prin specificatiile din Ghidul beneficiarului, va sunt solicitate semnaturile asa cum ati mentionat, atunci transformarea documentelor in pdf si semnarea electronica se face ulterior semnarii olografe si stampilarii respectivelor documente in format hartie.

Din punct de vedere legal, semnatura digitala calificata aplicata pe documente tip pdf are aceeasi valoare in justitie ca si semnatura olografa.


Am efectuat inregistrarea in sistem a unei societati comerciale, insa din greseala am semnat documentele cu semnatura pe persoana fizica. Cum modific?

Raspuns: Semnatura digitala nu trebuie sa fie pe numele societatii. Daca sunteti reprezentant legal al societatii iar in sistem v-ati identificat electronic cu certificatul digital al dvs, si cu el ati semnat si declaratia de reprezentant legal descarcata din sistem, atunci acea semnatura electronica o puteti folosi pentru semnarea tuturor documentelor incarcate in sistem.




Documentele de suport la proiect (acord de parteneriat, declaratia de eligibilitate, etc) trebuie semnate, stampilate si fizic sau doar digital?

Raspuns: Realizarea schimbului electronic de date în cadrul sistemului informatic MySMIS2014, între beneficiari și organism intermediar/autoritate de management, se va realiza cu ajutorul unei semnaturi electronice calificate deținuta de reprezentantul legal/persoana imputernicita a solicitantului de finantare FESI.

Referitor la intrebarea dvs., va confirm ca toate documentele atasate la o cerere de finantare prin sistemul MySMIS2014 vor fi semnate electronic cu ajutorul semnaturii electronice calificate, aplicate pe fiecare document in format „pdf”

Actiunea de semnare electonica, presupune folosirea utilitarului Acrobat Reader (recomandat versiunea Adobe Acrobat Reader DC) , prin accesarea meniului acestuia folosind functia Instrumente (TOOLS)/ utilizare Certificat (CERTIFICATES) / Semnare Digitala (Digitally Sign), pentru aplicarea certificatului digital pe document si salvat in format „.pdf” .

Fisierul „incapsulat” (arhivat) cu ajutorul aplicatiei certificatului digital, ce transforma fisierul in format ”.p7s”, NU este acceptat de sistemul informatic, deoarece este un alt tip de fidier, diferit fata de versiunea in format „.pdf”, disponibila la descarcare.

Tutorialul video unde este prezentata procedura de semnare electronica este disponibil la adresa http://www.fonduri-ue.ro/mysmis#tutoriale 

Semnatura electronica poate fi achizitionata de la furnizorii de certificate digitale, lista acestora fiind disponibila pe site-ul Ministerului Comunicatiilor si Societatii Informationale, unde este actualizata periodic - Registrul furnizorilor de servicii de certificare pentru semnatura electronicahttp://www.mcsi.ro/Minister/Domenii-de-activitate-ale-MCSI/Tehnologia-Informatiei/Servicii-electronice/Semnatura-electronica


Cum modific justificarea cheltuielilor din sectiunea Buget - Activitati si cheltuieli?

Raspuns: Pentru a se realiza salvarea datelor in aplicatie la sectiunea Buget - Activitati si cheltuieli este necesara parcurgerea urmatorilor pasi:

1- confirmare inregistrare prin apasarea butonului "Confirm" situat in partea dreapta jos a ferestrei de tip pop-up

2 - salvare date prin apasarea butonului "Salveaza" situat in partea dreapta jos a tabelului de cheltuieli


La inscrierea unei entitati comerciale, se genereaza o declaratie de reprezentant / imputernicit care completeaza automat adresa de domiciliu a reprezentantului, IN MOD INCOMPLET, fara detalii suplimentare?

Raspuns: Documentul generat automat de sistemul informatic MySMIS numit "DECLARAŢIE PRIVIND REPREZENTAREA PERSOANEI JURIDICE", contine informatii inregistrate in profilul persoanei fizice, respectiv informatii despre entitatea juridica ce se doreste a fi creata.

Sistemul aduce date in documentul predefinit din campurile care au caracter obligatoriu. Informatii de tipul bloc, apartament, scara, etc., sunt considerate suplimentare in aceasta etapa.




Am inregistrat un utilizator gresit, prin adaugarea unui e-mail eronat. Cum pot modifica acel e-mail? Mai am posibilitatea de a inregistra cu aceleasi date o persoana fizica?

Raspuns: In cazul in care contul nou creat NU a fost VALIDAT prin accesarea link-ului de calidare cont transmis pe e-mail (in maxim 30 de minute, conform instructiunii "Crearea unui cont de utilizator" (http://www.fonduri-ue.ro/images/files/mysmis/1.Creare.cont.pdf), puteti relua procedura de Creare cont, confirmand o adresa de e-mail VALIDA.

In cazul in care contul nou creat a fost VALIDAT prin accesarea link-ului de calidare cont transmis pe e-mail (in maxim 30 de minute), puteti actualiza datele asociate contului in PROFILUL persoanel fizice, functia " Modificare profil", inregistrand o adresa de e-mail VALIDA.


Daca semnatura electronica este pe numele contabilului imputernicit in acest sens, reprezentantul legal va mai semna documentele proiectului? Este o problema ca reprezentantul legal nu are semnatura electronica?

Raspuns: Conform instructiunii "Identificarea electronica, crearea unei entitati juridice si asocierea la o entitate juridica" disponibila la adresa http://www.fonduri-ue.ro/mysmis, respectiv http://www.fonduri-ue.ro/images/files/mysmis/4.Identificare.electronic%C4%83.pdf, in sistemul informatic MySMIS2014, crearea unei Entitati juridice poate fi realizata de catre o persoana fizica ce are calitatea de Reprezentant Legal sau Imputernicit.

Aceasta persoana trebuie sa detina o semnatura electronica calificata, pentru a putea realiza etapa de IDENTIFICARE ELECTRONICA in sistem.

Doar persoanele identificate electronic in sistem pot crea entitati juridice. Astfel , schimbului electronic de date in cadrul sistemului informatic MySMIS2014, intre beneficiari si AM/OI, se va realiza cu ajutorul semnaturi electronice calificate detinuta de reprezentantul legal/persoana imputernicita a solicitantului de finantare FESI, respectiv de catre personalul responsabil din cadrul AM/OI.


In momentul in care am incercat sa introduc documentul semnat digital pentru a adauga o entitate juridica mi s-a afisat o eroare. De ce?

Raspuns: Se pot deduce mai multe cauze pentru aparitia ei:

- documentul semnat digital nu are forma acceptata de sistem (format „pdf”)

- exista posibilitatea ca certificatul digital folosit sa fie expirat

- daca certificatul digital este emis de o alta autoritate de certificare decat cele din lista din aplicatie, atunci formularul downloadat si semnat trebuie sa aiba inca o semnatura digitala (cea a autoritatii de certificare care a emis acel certificat digital). Este necesara intai realizarea identificarii electronice si abia apoi se poate crea o entitate juridica.




Nu reusesc sa atasez formularul de inregistrare semnat digital in etapa de creare a unei entitati juridice. Cum se procedeaza?

Raspuns: Procedura de Identificare electronica presupune 2 pasi:

Pas 1: Descarcarea formularului de inregistrare a certificatului utilizat la semnarea digitala si semnarea digitala a documentului descarcat

Actiunea de semnare electronica presupune folosirea utilitarului Acrobat Reader (recomandat versiunea Adobe Acrobat Reader DC), prin accesarea meniului acestuia folosind functia Instrumente (TOOLS)/ utilizare Certificat (CERTIFICATES) / Semnare Digitala (Digitally Sign), pentru aplicarea certificatului digital pe document si salvat in format „pdf”.

Fisierul „incapsulat” (arhivat) cu ajutorul aplicatiei certificatului digital, ce transforma fisierul in format ”.p7s”, NU este acceptat de sistemul informatic, deoarece este un alt tip de fidier, diferit fata de versiunea in format „.pdf”, disponibila la descarcare.

Este disponibil tutorialul video unde este prezentat procedura de semnare electronica, la adresa : http://www.fonduri-ue.ro/mysmis#tutoriale 

Pas 2: Incarcarea in sistem a documentului semnat electronic, doar in format „pdf”


oaOptiunea de exporta in Excel bugetul creat pana in prezent pentru browser-ul Safari nu este disponibila. Ne puteti ajuta prin a crea aceasta optiune si pentru acest tip de browser?

Raspuns: In acest moment se poate folosi unul din browserele Mozilla, Internet Explorer sau Chrome. Se lucreaza insa la optimizarea aplicatiei.


In cadrul sectiunii "Ataşare documente - Documente incarcate" nu exista posibilitatea stergerii unui document incarcat, ci doar incarcarea unui alt document. Cum procedez?

Raspuns: Dupa realizarea actiunii de stergere va rugam sa actionati si butonul SALVEAZA pentru a se inregustra in baza de date actiunea realizata de dvs.

Documentele atasate la nivelul fiecarei sectiuni reprezinta set de date pentru care se solicita confirmarea actiunilor efectuate prin utilizarea butonului SALVEAZA.


Cum se face inrolarea persoanei pentru a obtine cont in MySMIS2014?

Raspuns: Pentru actiunea de Inrolare la o entitate juridica creata in sistemul MySMIS, va trebuie sa va fie comunicat de catre reprezentantul legal /imputernicit codul de inrolare (unic) disponibil doar in profilul entitatii juridice.

Ulterior solicitarii dvs de Inrolare, reprezentantul legal /imputernicitul are optiunea de a accepta sau de a respinge cererea dvs.

Pentru aceasta actiune este diponibila si instructiunea priviind „Inrolare la o persoan juridica si Crearea unei cereri de finantare (CF)", disponibila la adresa www.fonduri-ue.ro/mysmis - sectiunea Manuale, respectiv la adresa http://www.fonduri-ue.ro/images/files/mysmis/5.Inrolare.persoan%C4%83.juridic%C4%83.pdf


Dupa ce atasez studiile de piata, acestea nu mai pot fi sterse. De ce?

Raspuns: Dupa realizarea actiunii de stergere, va rugam sa actionati si butonul SALVEAZA, pentru a se inregistra in baza de date actiunea realizata de dvs.


Nomenclatorul nu contine activitatile aferente tutoror claselor CAEN. Cum procedez in acest caz?

Raspuns: Nomenclatorul contine clasele majore de activitati economice, asa cum sunt definite ele la nivelul UE. Aceste clase majore contin la nivel macro toate subdiviziunile activitatilor economice.

A se vedea link-ul http://ec.europa.eu/eurostat/ramon/nomenclatures/index.cfm?TargetUrl=LST_NOM_DTL&StrNom=NACE_REV2&StrLanguageCode=EN&IntPcKey=&StrLayoutCode=&IntCurrentPage=1

Incadrati activitatea in una din clasele majore din nomenclator.


Am creat un cont, dar am gresit adresa de e-mail a utilizatorului. Momentan nu pot confirma contul (pentru ca adresa de e-mail introdusa nu exista) si nici nu pot crea un cont nou pentru acelasi CNP. Cum procedez?

Raspuns: In cazul in care contul nou creat NU a fost VALIDAT prin accesarea LINK-ului de VALIDARE CONT transmis pe e-mail in maxim 30 de minute, conform instructiunii "Crearea unui cont de utilizator" (http://www.fonduri-ue.ro/images/files/mysmis/1.Creare.cont.pdf ), puteti relua procedura de Creare cont, confirmand o adresa de e-mail VALIDA.


Cum ma inrolez la o entitate juridica?

Raspuns: Pentru actiunea de inrolare la o entitate juridica creata in sistemul informatic MySMIS, trebuie sa va fie furnizat / comunicat de catre Reprezentantul Legal sau Imputernicitul acesteia, Codul de Inrolare.

  • Codul de inrolare este un cod Unic generat de sistemul informatic si este disponibil in profilul entitatii juridice
  • dupa furnizare catre dvs a acestui cod, respectiv dupa actiunea de solicitare inrolare, Reprezentatul legal sau Imputernicitul poate accepta sau respinge solicitarea dvs
  • In cazul acceptarii, dvs puteti selecta Entitatea Juridica la care sunteti inrolat, din sectiunea "Alege persoana juridica" - click pe butonul "Selectati"
  • in acest moment, in partea dreapta sus, apare numele persoanei fizice asociat cu entitatea juridica la care este inrolat;
  • dupa realizarea actiunii de asociere, se poate incepe editarea unei Cereri de Finantare de catre o persoana fizica in numele unei entitati juridice beneficiare 


Doresc sa aduc modificari unui proiect transmis si retras, dar nu exista posibilitatea stergerii unui document incarcat anterior retragerii proiectului, ci doar incarcarea unui alt document. Cum procedez?

Raspuns: Pentru un proiect transmis si ulterior retras, pentru a fi reactualizate datele structurate, respectiv documente justificative, se aplica mecanismul de versionare in baza de date.

Documentele atasate la nivelul fiecarei sectiuni reprezinta set de date, pentru care se solicita confirmarea actiunilor efectuate prin utilizarea butonului SALVEAZA.

Astfel, setul de date ce reprezinta Cererea de Finantare, insotite de documentele justificative transmise initial, reprezinta versiunea initiala.

Din aceste considerente nu mai puteti sterge documentele astasate initial, ci doar adauga noi documente justificative in starea proiectului "schita" - dupa actiunea de retragere proiect.

In cazul in care doriti sa atasati doumentec care au aceeasi denumire, va recomandam sa redenumiti fisierul cu extensia "actualizat".


In declaratia privind reprezentarea persoanei juridice s-a notat gresit numarul de inmatriculare in Registrul Autoritatilor Publice si a fost incarcata, ce se poate face pentru a o modifica?

Raspuns: In acest moment, aceasta modficare in declaratia generara de sistem nu este posibila, declaratia generandu-se pe baza datelor introduse de dvs la date generale referitiare la entitatea juridica.

Singura modalitate ar fi aplicarea procedurii de schimbare de reprezentant legal de doua ori, o data pentru a preda catre un imputernicit, apoi pentru schimbarea imputernicitului cu reprezentantul legal. Cu mentiunea sa faceti modificarea/corectarea de numar de inregistrare in sectiunea Date generale inainte de schimbarea de reprezentant legal.

Procedura de schimbare reprezentant legal o gasiti accesand link-ul:
http://www.fonduri-ue.ro/images/files/mysmis/8.Instructiune.modificare.reprezentant.legal.pdf


Am achizitionat o semnatura electronica. Cand am incercat sa atasez documentul la faza de inregistrare electronica, am primit mesajul „Documentul incarcat nu este semnat corespunzator”. Ce pot face?

Raspuns: Daca detineti un certificat digital calificat si valid emis de o alta autoritate de certificare decat cele din lista, este necesar ca fisierul descarcat sa fie semnat atat cu certificatul detinut, cat si cu certificatul autoritatii de certificare emitenta.


La inregistrarea si completarea datelor entitatii in MySMIS, la "Date financiare" - "Exercitii financiare" care este perioada se refera aceste "exercitii" (un an, doi, trei....)?

Raspuns: Datele referitoare la exercitiile finaciare se completeaza conform cerintelor din Ghidul solicitantului de pe apelul pe care doriti sa aplicati. Daca nu sunt cerinte in acest sens (posibil sa fie la criterii de eligibilitate), nu completati nimic.

In general, informatii sub forma de "Date generale", "Date financiare", "Finantari" si "Structura grupului" sunt solicitate prin Ghid.


end faq